Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy podczas korzystania ze sklepu internetowego portez.pl, zamawiania mebli, materacy i próbek tkanin oraz kontaktu z nami. Opisuje również cele przetwarzania danych, zasady ich ochrony i przysługujące Państwu prawa.

Data opracowania: 13 września 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Państwa danych osobowych jest Homeseasons24 sp. z o.o., ul. Kępińska 26, 63-640 Bralin, Polska, NIP: 6192065405, KRS: 0001200294, prowadząca sklep internetowy portez.pl pod marką PORTEZ, dalej zwana „Administratorem”.

W sprawach dotyczących danych osobowych i korzystania z przysługujących Państwu praw mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem kontakt@portez.pl, listownie na adres Administratora lub telefonicznie pod numerem +48 509 865 254. Obsługa klienta jest dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00–17:00.

Reklamacje produktów prosimy kierować na adres reklamacje@portez.pl. Wiadomości związane z obsługą zamówień wysyłamy z adresu sklep@portez.pl.

2. Jakie dane otrzymujemy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu i rodzaju sprawy, z którą się Państwo do nas zwracają. Może obejmować:

• Dane zamówienia: imię i nazwisko, adres dostawy i adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, wybrane produkty i ich konfiguracje, wartość zamówienia oraz informacje o jego realizacji. W przypadku faktury przetwarzamy także podane dane firmy i NIP.
• Dane płatności i zwrotu środków: wybrany sposób zapłaty, identyfikator i status transakcji oraz, jeżeli jest to potrzebne, numer rachunku bankowego do zwrotu środków. Szczegółowe dane płatnicze przetwarza bank lub operator obsługujący wybraną metodę płatności.
• Korespondencję: informacje przekazane w wiadomości, formularzu kontaktowym, zgłoszeniu zwrotu lub reklamacji oraz związane z nimi załączniki. Prosimy o nieprzesyłanie danych, które nie są potrzebne do załatwienia sprawy.
• Dane techniczne i informacje o korzystaniu ze sklepu: w szczególności adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, zawartość koszyka, wybory dotyczące prywatności oraz dane o aktywności zbierane w zakresie opisanym w części dotyczącej cookies.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa oraz w związku z korzystaniem ze sklepu. Informacje o płatności i doręczeniu mogą pochodzić od podmiotów realizujących te usługi.

Jeżeli zamówienie ma zostać dostarczone innej osobie, jej dane otrzymujemy od osoby składającej zamówienie. Wykorzystujemy je do doręczenia przesyłki i obsługi spraw związanych z dostawą.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Dane przetwarzamy w poniższych celach, na podstawach przewidzianych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych, dalej „RODO”:

• Przyjęcie i realizacja zamówienia: konfiguracja zakupu, obsługa płatności, dostawa i przesyłanie wiadomości związanych z umową. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem na Państwa żądanie.
• Rozliczenia i obowiązki wynikające z przepisów: prowadzenie dokumentacji podatkowej i księgowej oraz obsługa ustawowych praw klienta, w tym reklamacji i odstąpienia od umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W zakresie realizacji zobowiązań umownych, w tym wynikających z gwarancji, zastosowanie ma także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Kontakt i prowadzenie korespondencji: udzielanie odpowiedzi na pytania niezwiązane bezpośrednio z umową. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a naszym prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa zgłoszeń i zachowanie niezbędnego dowodu ustaleń. Pytania dotyczące planowanego lub istniejącego zamówienia obsługujemy również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Doręczenie zamówienia osobie wskazanej przez kupującego: dane odbiorcy, który nie jest stroną umowy, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest prawidłowe dostarczenie zamówienia i obsługa spraw związanych z przesyłką.
• Bezpieczeństwo i ochrona praw: zapewnienie działania sklepu, wykrywanie nadużyć oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona systemu, klientów i naszych praw, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.
• Funkcje wymagające zgody: przetwarzanie danych za pomocą opcjonalnych technologii analitycznych lub marketingowych odbywa się na podstawie odpowiedniej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, z uwzględnieniem przepisów dotyczących zapisywania i odczytywania informacji w urządzeniu użytkownika. Udzielenie zgody jest dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupu.

Podanie danych niezbędnych do zakupu jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy zawrzeć lub wykonać umowy. Dane wymagane przepisami są potrzebne do prawidłowych rozliczeń. Niepodanie danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Wiadomości dotyczące realizacji zamówienia nie wymagają zgody marketingowej. Ewentualna zgoda na marketing jest odrębna od złożenia zamówienia i nie jest warunkiem jego realizacji.

4. Komu dane mogą być przekazywane

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu. Sam fakt współpracy z danym podmiotem nie oznacza, że otrzymuje on dostęp do wszystkich danych klienta lub całej historii zakupów.

• Shopify: dostawca platformy sklepu, hostingu, koszyka, procesu składania zamówień i infrastruktury komunikacyjnej. W zakresie obsługi sklepu na nasze zlecenie Shopify działa jako podmiot przetwarzający i korzysta również ze swoich podwykonawców. Dla naszego sklepu w Polsce właściwym podmiotem platformy jest Shopify International Limited w Irlandii. Korzystanie z platformy wiąże się z przetwarzaniem danych przez Shopify także bez dodatkowych integracji. Odrębne zasady dotyczą usług, w których Shopify samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych, opisanych poniżej oraz w części 6.
• Przewoźnicy: firmy realizujące wybraną dostawę otrzymują dane potrzebne do doręczenia, przede wszystkim imię i nazwisko oraz adres odbiorcy, a także dane kontaktowe w zakresie niezbędnym do obsługi przesyłki.
• Banki i operatorzy płatności: podmioty obsługujące wybraną metodę płatności lub zwrot środków otrzymują dane niezbędne do rozliczenia. W zakresie własnych obowiązków prawnych mogą działać jako odrębni administratorzy danych.
• Dostawcy aplikacji do obsługi sklepu i zamówień: jeżeli korzystamy z danego narzędzia, jego operator może przetwarzać dane potrzebne do ewidencji i synchronizacji zamówień, obsługi wysyłki lub utrzymania funkcji sklepu. Zakres danych zależy od wykonywanego zadania.
• Dostawcy poczty elektronicznej i obsługi technicznej: podmioty zapewniające działanie używanej przez nas poczty oraz utrzymanie infrastruktury, w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług i na odpowiedniej podstawie prawnej.
• Podmioty zapewniające obsługę księgową i prawną: jeżeli korzystamy z pomocy zewnętrznych podmiotów, przekazujemy im dane potrzebne do rozliczeń, wypełnienia obowiązków prawnych lub ochrony naszych praw, z uwzględnieniem odpowiednich umów i obowiązków poufności.
• Uprawnione organy: jeżeli obowiązek przekazania określonych danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z naszymi instrukcjami. Odrębni administratorzy, na przykład banki w zakresie własnych obowiązków, odpowiadają za przetwarzanie danych zgodnie z właściwymi przepisami i własnymi zasadami prywatności. Informacje o odbiorcach Państwa danych w konkretnej sprawie można uzyskać, kontaktując się z nami.

Informacje o platformie i jej podwykonawcach znajdują się w zasadach przetwarzania danych Shopify oraz wykazie podwykonawców Shopify. Shopify może także działać jako odrębny administrator w związku z usługami, z których korzystają Państwo bezpośrednio, na przykład Shop lub Shop Pay. W takim przypadku zastosowanie ma polityka prywatności Shopify dla konsumentów.

5. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Shopify działa międzynarodowo, dlatego Państwa dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dalej „EOG”, w tym w Kanadzie i Stanach Zjednoczonych.

Przekazywanie danych poza EOG wymaga zastosowania mechanizmów przewidzianych w RODO. W przypadku transferów z EOG do innych spółek grupy Shopify stosowane są wiążące reguły korporacyjne. Przy przekazywaniu danych do zewnętrznych dostawców Shopify stosuje odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne, gdy są wymagane. Transfer może również opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje ona dane przekazanie.

Szczegóły znajdują się w informacji Shopify o transferach danych. Mogą Państwo zwrócić się do nas o informacje dotyczące zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu Państwa danych oraz sposobu uzyskania ich kopii.

6. Cookies, analityka i ustawienia prywatności

Cookies i podobne technologie służą do zapisywania lub odczytywania informacji w urządzeniu użytkownika. Technologie niezbędne umożliwiają między innymi działanie koszyka, obsługę zamówienia, zapewnienie bezpieczeństwa i zapamiętywanie wyborów dotyczących prywatności.

Technologie te nie wymagają zgody w zakresie, w jakim są rzeczywiście konieczne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika. Pozostałe technologie wymagają uprzedniej zgody. Samo wejście na stronę, dalsze korzystanie z niej lub jej przewijanie nie oznacza udzielenia zgody.

Jeżeli w sklepie wykorzystywane są rozszerzone usługi Shopify, w tym Shopify Network Intelligence, informacje o odwiedzinach i zakupach mogą być łączone przez Shopify z danymi o interakcjach z innymi sklepami i usługami Shopify. Służy to rozwijaniu usług, analityce, personalizacji oraz, w zakresie uruchomionych funkcji i wymaganych zgód, dopasowywaniu reklam. Może obejmować profilowanie, czyli automatyczną ocenę zainteresowań na podstawie przeglądanych lub kupowanych produktów. W tym zakresie Shopify działa jako odrębny administrator zgodnie z polityką prywatności Shopify dla konsumentów.

Korzystanie z opcjonalnej analityki, personalizacji lub reklam wymagających zgody nie jest warunkiem złożenia zamówienia. Mogą Państwo odmówić udzielenia zgody lub wycofać ją w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Ustawienia udostępnione w komunikacie dotyczącym cookies służą określeniu akceptowanych celów. W sprawie zmiany zgody lub problemów z ustawieniami mogą Państwo również skontaktować się z nami pod adresem kontakt@portez.pl. Odmowa zgody na reklamę nie stanowi sprzeciwu wobec przetwarzania danych niezbędnych do realizacji zakupu.

W sprawach przetwarzania, za które Shopify odpowiada samodzielnie, w tym ograniczenia wykorzystywania danych do reklam i korzystania z innych praw, dostępny jest portal prywatności Shopify. Zmiana ustawień prywatności w sklepie, usunięcie cookies z przeglądarki i żądanie usunięcia danych osobowych są odrębnymi działaniami.

Cookies sesyjne działają podczas sesji, a cookies trwałe pozostają w urządzeniu do upływu ich okresu ważności lub usunięcia. Przykłady, cele i okresy działania cookies platformy znajdują się w części „Merchant storefronts” polityki cookies Shopify. Wykaz platformy nie oznacza, że każdy wymieniony plik jest wykorzystywany w naszym sklepie.

Cookies można także usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych mechanizmów może jednak utrudnić lub uniemożliwić korzystanie ze sklepu i złożenie zamówienia. Usunięcie cookies z urządzenia nie powoduje automatycznego usunięcia danych zapisanych w dokumentacji zamówienia.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania oraz wynikający z obowiązujących przepisów:

• Zamówienia i obsługa posprzedażowa: przez czas wykonania umowy i załatwienia związanych z nią spraw, a następnie wyłącznie w zakresie wymaganym prawem lub niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Dokumentacja podatkowa: co do zasady przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres ten może być dłuższy, jeżeli wymagają tego przepisy lub doszło do zawieszenia albo przerwania biegu przedawnienia. Dokumentację księgową przechowujemy przez właściwy dla niej ustawowy okres.
• Korespondencja i roszczenia: do załatwienia sprawy, a jeżeli zachowanie danych jest niezbędne do wykazania ustaleń lub ochrony praw, do upływu właściwego terminu przedawnienia. W przypadku sporu dane mogą być przechowywane również do jego prawomocnego zakończenia i dokonania niezbędnych rozliczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu przetwarzania. Niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody może być przechowywany przez okres potrzebny do wykazania zgodności działania z prawem.
• Dane techniczne: przez czas niezbędny do działania i ochrony systemu oraz wyjaśnienia incydentów. Okresy działania cookies zależą od ich celu i ustawień opisanych w części 6.

Wycofanie zgody lub żądanie usunięcia danych nie powoduje usunięcia informacji, które nadal musimy lub możemy zgodnie z prawem przechowywać na innej podstawie, na przykład w dokumentacji podatkowej lub w celu obrony roszczeń. Nie przechowujemy danych wyłącznie na wypadek, gdyby mogły przydać się w nieokreślonej przyszłości.

8. Państwa prawa

Na zasadach i w granicach określonych w RODO przysługują Państwu prawa do:

• Dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
• Sprostowania danych, w tym poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych.
• Żądania usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach.
• Przenoszenia danych, które nam Państwo dostarczyli, jeżeli ich przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia.
• Wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące korzystania z praw prosimy kierować na adres kontakt@portez.pl lub listownie na adres Administratora.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy Państwa w ciągu pierwszego miesiąca.

W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Nie będziemy żądać danych wykraczających poza ten cel.

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach złożenia skargi są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

W sprawach, w których Shopify działa jako odrębny administrator, mogą Państwo również korzystać z portalu prywatności Shopify.

9. Automatyzacja i aktualizacje

Automatyczna obsługa koszyka, wysyłanie potwierdzeń i aktualizowanie statusów zamówienia nie oznaczają same w sobie podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.

Informacje o ewentualnym profilowaniu w usługach Shopify znajdują się w części 6. Należy je odczytywać łącznie z opisem tych usług oraz dokonanymi przez Państwa wyborami dotyczącymi prywatności.

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych usług lub przepisów prawa. Nowa treść polityki nie zastępuje wymaganej zgody ani nie stanowi podstawy do uznania wcześniejszego przetwarzania za zgodne z prawem. O istotnych zmianach dotyczących Państwa danych poinformujemy w sposób odpowiedni do ich zakresu.